Багатозадачність проти продуктивності: як не нашкодити мозку

«Ти як Юлій Цезар — відразу три справи робиш!» — ми звикли захоплюватися людьми, які встигають все і відразу. Правда, багатозадачність шкодить нам більше, ніж допомагає. Як заважає жити прагнення одночасно працювати над усіма проектами і як впоратися зі справами, коли часу на все не вистачає.

Скільки у вас відкрито вкладок в браузері? Прямо зараз? Думаю, більше п’яти. Можливо, двадцять. Деякі потрібні для досліджень, деякі допомагають залишатися на зв’язку з колегами і клієнтами, щось відкрито для розваги, поки ніхто не бачить. Неважливо, навіщо вам ці вкладки — вони все одно не допомагають. Ми вже не можемо просто сісти і зробити одну справу.

Перемикаючись між тисячею завдань, ми відчуваємо, що у нас немає ні секунди на відпочинок. А потім думаємо, що сьогодні був черговий невдалий день: ми були страшенно зайняті і нічого не встигли зробити. Втім, вечір нітрохи не кращий. Ми їмо, дивлячись в екран телевізора, читаємо книгу, слухаючи радіо. Хто заважає просто сісти і сфокусуватися на чомусь одному?

Ми постійно відволікаємося від головної мети, що само по собі погано. Але тепер з’явився доказ того, що багатозадачність погано впливає на наш мозок. Звучить загрозливо. Здається, пора спробувати роботу в іншому режимі.

Чому ми робимо все одночасно

Яку відповідь напрошується? Тому що по-іншому не виходить.

Технології придумані, щоб життя стало простим і швидким. Смартфони, як швейцарські армійські ножі, роблять все і у всіх сферах: від складання планів на вихідні до настройки гітари. Коли для кожного кроку придумано свій додаток, складно не користуватися ними кожну секунду. Пішов в супермаркет? Чому б не скласти список покупок, слухаючи популярні треки? Ідеш пообідати з друзями? Запостив в Facebook, щоб хтось ще підтягнувся!

Чому це приємно

Наш власний мозок нас обманює! Тому що йому подобається, коли ми нібито зайняті по горло. Дослідження показують, що багатозадачність призводить до викиду дофаміну, гормону щастя. Ми ж повинні отримати нагороду за старанну роботу!

Ми, як сороки, легко відволікаємося на все нове, яскраве і блискуче. І від цього найбільше страждає частина мозку, що відповідає за концентрацію.

Центри, що відповідають за отримання задоволення, активуються, коли ми перемикається між завданнями. Варто тільки подивитися на новий лист в папці вхідних, оповіщення в соціальній мережі — маленька доза гормону задоволення тут же надходить в кров. Звичайно, в таких умовах легко відволікатися.

Чому це погано

Тому що це провокує стрес. Доведено, що багатозадачність — причина підвищеного вироблення ще однієї речовини, кортизолу, гормону стресу, який впливає на все: від розумової працездатності до щільності м’язової тканини. Не подобається перспектива? Можна ж не відповідати на всі ці повідомлення, тільки і всього?

Ні, цього недостатньо. Вчені встановили, що сама можливість перейти в багатозадачність заважає справлятися зі справами і знижує IQ приблизно на 10 пунктів. Ви в курсі, що у вас є непрочитані листи, значить, ваша продуктивність вже знизилася.

Щоб зрозуміти масштаби наслідків, розглянемо тільки один приклад. Відомо, що рослинні наркотики знижують розумові здібності. Так ось, негативний вплив багатозадачності на когнітивну функцію мозку навіть сильніший.

Цезар міг, значить і я зможу

Якщо постійно працювати, перемикаючись з однієї справи на іншу, можна виробити звичку і стати експертом в питанні багатозадачності. І навчитися відразу фільтрувати всю інформацію, щоб стати генієм продуктивності. Яке з двох тверджень правильне?

Жодне. Дослідники припускають, що «багатозадачники» набагато гірше орієнтуються в інформаційному потоці і не можуть швидко відокремити важливу інформацію від сміття. Є пара окремих прикладів людей, які можуть робити все і відразу, але це винятки, а не правило.

Що відволікає нас найбільше

Що найчастіше змушує нас відірватися від роботи?

Для мене найбільше зло — нескінченний потік нових листів. Думаю, з цим багато хто стикається. Друзі та колеги теж скаржаться на вхідні. Ми вважаємо, що повинні відповідати на всі листи, але якщо цим займатися, то ні на що інше часу не залишиться.

Повідомлення настільки міцно прилаштувалися в робочий процес, що багато зациклені на тому, щоб в папці вхідних не було непрочитаних повідомлень. І коли лічильник показує нуль, з’являється відчуття, ніби ми знайшли Святий Грааль цифрового світу.

Скільки б нових повідомлень в ящику не було, вони нам заважають. І ось чому:

1. Від нас чекають миттєвої відповіді

Щоб написати та відправити відповідь, потрібно витратити час. Ви не зобов’язані відповідати цієї секунди, ви цілком можете відкласти лист до моменту, коли будете готові з ним розібратися.

Ми завжди в межах досяжності. Вийшли з офісу? Ну і що, можна ж перевіряти пошту за допомогою смартфона або планшета. Що може завадити?

Громадські очікування диктують, що ми повинні відповідати. Ми ж не хочемо розбудувати відправника. Я використовую плагін для пошти, який дозволяє бачити, коли адресати відкривають мої повідомлення. І хоча я виступаю проти негайної реакції на пошту, складно позбутися від роздратування, коли хтось читає лист, але не поспішає відповідати.

2. Написати може хто завгодно

Навряд чи ви відправите звичайною поштою лист людині, яку не знаєте.

Але наш підхід до електронних повідомлень інший. Ми не соромимося дізнатися чийсь email будь-якими способами. Коли отримуємо його, то сезон полювання можна вважати відкритим. Електронні повідомлення настільки знеособлені, що ми можемо посилати сотні листів абсолютно незнайомим людям.

Ящики заповнюються «холодними» посланнями. Ми втрачаємо цінні хвилини, намагаючись відфільтрувати їх, відправляючи в архів і в корзину. Найбільше мене засмучує, що люди, які відправляють такі розсилки, майже не отримують на них відгуку. Немає сенсу відправляти і листи з натяком на персоналізацію, їх люди теж видаляють, не читаючи.

3. Листи змушують приймати негайні рішення

Поки ми продираємося крізь листи, доводиться приймати безліч рішень, а цей процес сильно завантажує мозок. Кидаючи всі сили на постійну зміну об’єктів уваги, ми витрачаємо енергію на шалену роботу мозку, а потім відчуваємо себе втомленими і змученими.

Навіть популярні додатки для управління листами, розроблені, щоб ви не витрачали час на розбір пошти, не позбавляють від необхідності весь час вирішувати: відповісти прямо зараз або відкласти до завтра?

Як перестати втрачати час і стати продуктивніше

Якщо ви чекаєте від мене універсальної поради, яка відразу вирішить всі проблеми, то я змушена вас розчарувати. Готового рішення немає, зате є тактика, якої потрібно дотримуватися, щоб уникнути багатозадачності і стати продуктивніше.

1. Плануйте справи з вечора

Я не відкрила вам Америку, але цей спосіб працює. Десять хвилин, витрачених ввечері на складання списку основних завдань на наступний день, допомагають зосередитися на роботі.

Перерахуйте справи, які потрібно неодмінно завершити завтра, і починайте перевіряти пошту і повідомлення тільки після того, як виконали всі пункти зі списку.

2. Відведіть для пошти спеціальний час в розкладі

Сама я користуюся іншими способами, але багато експертів радять передбачити в розкладі окремий час для сортування кореспонденції.

Виділіть рядок в щоденнику, щоб присвятити частину дня читання листів, відповідей на твіти та повідомлення, і відкривайте пошту тільки в цей час. Вимкніть оповіщення на смартфоні і в браузері, щоб дотримуватися цього правила, навіть якщо ви боїтеся випадково пропустити терміновий лист.

3. Використовуйте «метод помідора» в тайм-менеджменті

Я сама використовую цей метод, дуже їм задоволена. Це техніка управління часом, запропонована італійцем Франческо Цірілло в кінці 1980-х років.

Розділіть ваш робочий день на кілька 25-хвилинних періодів інтенсивної, напруженої роботи, між якими повинні бути п’ятихвилинки відпочинку. Метод заснований на гіпотезі про те, що часті перерви стимулюють розумову активність.

Я використовую відрізки довжиною в 25 хвилин, щоб справлятися з основними завданнями, запланованими з вечора. А під час перерв переключаюсь на розбір пошти та перевірку повідомлень.

Рекомендую дати такій методиці зелене світло. Можете навіть купити забавний таймер в формі помідора, щоб відміряти періоди активності і відпочинку

Підсумки

Нема кого звинувачувати в тому, що нам доводиться стільки справ виконувати одночасно. Змусити себе ігнорувати вхідні повідомлення і перестати перескакувати з однієї справи на іншу — непросте завдання.

Кожне повідомлення, яке ми відправляємо є гормоном щастя і дарує відчуття задоволення, коли здається, що ми такі організовані і відповідальні. Правда в іншому: ми просто відволікаємося від важливої ​​справи.

Зупинити це дуже складно. Але мені подобається концентруватися тільки на роботі. Спробуйте один із способів, які я рекомендувала і порівняйте вашу продуктивність до і після.

P. S. Слухати музику можна

Не турбуйтеся, музичний канал закривати не доведеться! За прослуховування музики відповідають інші ділянки мозку, їх активність не перетинається з вашою роботою, значить, не знижує продуктивності.

А що робите ви, щоб не відволікатися на дрібниці?

Нагадуємо, що ми раніше писали 5 простих порад, як легко економити гроші

Не пропусти наші яскраві моменти в Instagram та Facebook